Desafio

Como desenvolver um sistema que otimize o processo de análise dos certificados, apresentando apenas as divergências encontradas ?

Contexto

Imagine que você está lidando com uma grande quantidade de informações diariamente e precisa verificar se as informações estão corretas inúmeras vezes durante a semana. Também essas correções possuem prazos para serem realizadas por conta da liberação das novas plataformas de petróleo e devem garantir a assertividade na precificação do petróleo para as distribuidoras.

Nesse contexto que entrei para atuar como design para aprofundar e compreender quais os processos são realizados pela pessoas envolvidas e principais desafios diários.

Inicio das atividades

Esse projeto surgiu a partir do experimento realizado durante a facilitação realizada internamente no cliente e segue um resumo dos achados dessa facilitação:

Após compreendemos esses pontos, realizamos uma nova rodada de entrevistas para visualizar como os setores realiza as suas atividades.

Divergências

As divergências são em vários documentos analisados nas unidades.

Processo Manual

O processo de analise atual é 100% manual no excel.

Custo

O processo de analise é caro para a companhia devido a quantidade de horas utilizadas.

Resumo das entrevistas

Para ampliar os nossos conhecimentos realizamos 10 entrevistas com pessoas farão as análise dos certificados das UNs e a sua jornada de trabalho.

Padrões de Análise

A aplicação deverá ter possibilidade de inserir novos padrões de analise dos certificados

Busca de informações

O analistas ficam horas procurando certificados de anos anteriores para verificar informações

Volume de documentos

Necessidade de inserir grandes volumes de documentos por analise realizadas.

A estratégia de Design e de negócio

• Reduzir o período de analise dos certificados

• Apresentar os erros para o usuário

• Apresentar o tempo para entregar as correções

• Integrar os padrões mais usando na analise do certificados

Negócio

• Cria um padrão para todas as Unidades de Negócio

• Reduzir os valores pagos em multas por inconsistência de informações.

• Acompanhar o processo realizados

• Métricas de negócio:
  Aumentar o número de certificado analisados no prazo
  Reduzir
  Aumentar o ROI da companhia e reduzir multas

  Reduzir os custo das análises

Design

Protótipos

Link do protótipo

Resultados

• Destaque no retorno dos documentos analisados na aplicação e qual o documento que está o erro.

• A nomenclatura dos certificados seguem um padrão da organização.

Pontos de melhoria

• Possuir um step by step para acompanhamento das atividades realizadas

• Adicionar disclaimer para auxiliar o processo de preenchimento dos usuários;

Pontos positivos

Na entrega do core de analise dos certificados realizamos um teste de usabilidade moderado para validamos com 5 usuários no perfil de analista

Aprendizados

• O processo de design entregou valor pela relações com os dados mapeados na pesquisa de acordo com Product Owner.

• O mapa de ecossistemas ampliou o olhar do cliente sobre os sistemas existentes. Inserir IA no processo IA para a escrita de histórias do usuário;
  As estratégias de design passaram a nortear a engenharia, gerentes de projetos.

Aprendizado

• Influenciamos o PO a melhorar alguns fluxos existente no Open Wells;

• Integração entre time de design foi um diferencial para apresentar melhorias e seus ganhos;

• Métricas de negócio mapeadas no futuro serão usada para medir os resultados alcançados.

Processo

Iniciamos atividades de design em projetos que possuem um visão da engenharia.